Privatlivspolitik
Struer Y’s Men’s Club
Når du er medlem af her skrives klubbens navn Y’s Men’s Club, behandler vi en række oplysninger om dig.
Vi har derfor udarbejdet denne privatlivspolitik, så du kan få information om, hvilke data vi indsamler, hvordan og hvorfor vi behandler dem, og hvornår vi sletter dem. Vi fortæller også, hvem vi videregiver dine oplysninger til, og hvilke rettigheder du selv har. Du får desuden at vide, hvem du kan henvende dig til, hvis du har spørgsmål eller ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger.
Hvem kan du henvende dig til?
Her skrives klubbens navn Y’s Men’s Club er dataansvarlig for behandling af de oplysninger, som vi har fået af dig. Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Du kan altid kontakte klubbens dataansvarlige, som er:
Kontaktperson: Erik Stampe
Adresse: Stentofterne 85
Telefon: 23 46 26 65
E-mail: stampe.erik@gmail.dk
CVR:
Hjemmeside: struer.ysmen.dk
Hvilket lovgrundlag anvender vi, de der er i loven
Vi behandler kun dine persondata, når vi har en lovlig grund.
Klubben behandler personoplysninger om dig på grundlag af:
1. Aftale om medlemskab mellem dig og klubben (Persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra b).
2. Klubbens berettigede (legitime) interesse i at behandle dine oplysninger - ’interesseafvejningsreglen’ (Persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra f).
3. Oplysninger som du har givet samtykke til (Persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra a).
Hvilke personoplysninger behandler de i loven
Vi indsamler, opbevarer og behandler følgende personoplysninger:
1. Oplysninger om medlemmer:
Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato, charterdato, billeder, evt. funktion og udmeldelsesdato.
Bankkontonummer behandles i forbindelse med udlæg og udbetaling af kørselsgodtgørelse.
CPR-nummer behandles i forbindelse med skattefradragsprojektet, hvis du selv har oplyst nummeret.
2. Oplysninger om potentielle nye medlemmer:
Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
3. Oplysninger om frivillige:
Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
4. Oplysninger om gæster og talere:
Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Bankkontonummer, hvis der skal udbetales honorar.
5. Oplysninger om samarbejdspartnere:
Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Bankkontonummer, hvis der skal udbetales honorar eller donation.
Hvordan indsamler vi personoplysningerne?
Vi får oplysningerne fra dig.
I forbindelse med din optagelse i klubben udfylder og underskriver du en indmeldelsesblanket og en samtykkeerklæring om billeder.
Hvis du får særlige funktioner i klubben, bliver disse registreret.
Hvad bruger vi dine oplysninger til?
Vi bruger dine oplysninger til at administrere dit medlemskab af eller din relation til klubben.
Vi indsamler, opbevarer og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige i henhold til nedennævnte formål:
Medlemmer:
- Optagelse i og udmeldelse af klubben
- Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne, herunder generalforsamlingen
- Opkrævning og betaling af kontingent
- Refusion af udlæg og befordringsgodtgørelse
- Deltagelse i klubbens møder, herunder udsendelse af dagsordener og referater
- Deltagelse i klubbens ledelse
- Udarbejdelse af programmer, udvalgslister og indbydelser
- Information til medlemmer og kommunikation medlemmer imellem
- Afholdelse af aktiviteter og arrangementer, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Offentliggørelse af billeder (i henhold til samtykke)
- Udveksling af programmer med andre klubber (i henhold til samtykke)
- Uddeling af programmer uden for medlemskredsen (i henhold til samtykke)
- Offentliggørelse af bemandingsplaner til samarbejdspartnere omkring aktiviteter,
f.eks. genbrugsbutikker og loppemarkeder (i henhold til samtykke) - Info på distriktets og regionens hjemmesider
- Udbetaling af donationer og projektstøtte
- Registrering af distriktets klubber og Region Danmarks samlede medlemskreds
- Deltagelse i internationale funktioner
- Udarbejdelse af statistik og jubilæumsskrifter - og markering af mærkedage
Potentielle nye medlemmer:
- Kommunikation mellem klub og potentielle nye medlemmer
Frivillige:
- Koordinering og håndtering af frivilliges opgaver i klubben
Gæster og talere:
- Kommunikation mellem klub, gæster og talere
- Udbetaling af honorar til talere
Samarbejdspartnere:
- Kommunikation mellem klub og samarbejdspartnere
- Udbetaling af honorar og donationer
Samtykke
Vi indhenter kun dit samtykke, når det er nødvendigt. Det er det, hvis vi skal offentliggøre dine oplysninger uden for klubbens medlemskreds. Det skal vi f.eks., når vi udveksler programmer med andre klubber eller uddeler programmer til arrangementer. Vi skal også have dit samtykke, hvis vi skal vise billeder af dig på klubbens hjemmeside eller i en pressemeddelelse.
I forbindelse med din optagelse i klubben, beder vi dig derfor om at udfylde 2 samtykkeerklæringer, hvor du tager stilling til ekstern brug af dine persondata, herunder offentliggørelse af billeder.
Når vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke. Du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Hvis du tilbagekalder dit samtykke, stopper vi med at behandle dine personoplysninger til det, som samtykket omfatter.
Hvem videregiver vi dine personoplysninger til?
Vi videregiver dine oplysninger til Y’s Men International Region Danmark, som administrerer alle klubbers medlemsoplysninger.
Billeder videregives meget sjældent, og det sker kun, hvis du har givet samtykke til, at billeder af dig må offentliggøres på distriktets eller regionens hjemmeside eller i artikler/opslag på de sociale medier f.eks. Facebook.
Hvis du har opgivet dit CPR-nummer i forbindelse med skattefradragsprojektet, videregives nummeret til Skat. Det vises ikke i vores database. Det er kun Skat og regionens skatmester, der kan se denne oplysning.
Overførsel til tredjelande
Y’s Men’s bevægelsens internationale hovedkontor IHQ ligger i Schweiz. Schweiz er et sikkert tredjeland.
Dette betyder, at landet har et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau.
Region Danmark overfører hvert år klubpræsidentens navn og e-mailadresse til IHQ. Disse data bruges til afstemning ved internationale valg og ved indberetning af medlemsantal i forbindelse med indbetaling af det internationale kontingent.
Hvis der er givet samtykke, overføres desuden alle de personoplysninger, som vi har registreret om medlemmer, der har internationale lederposter.
Nye medlemmer, som er ægtefælle til et eksisterende medlem, kan få nedsat kontingent indtil den 31.12 2022. Derfor får IHQ indtil da oplysninger om, hvem der får nedsat kontingent, og hvem de er ægtefælle af.
Når en ny klub skal chartres overføres navn og fødselsdato på alle medlemmer i den nye klub.
Alle ovennævnte persondata forbliver i en database i Geneve. De sendes ikke videre til usikre tredjelande.
Portal Buzz
Du kan selv registrere dig i IHQ’s særlige database kaldet Portal Buzz. Denne base befinder sig i USA, som er et usikkert tredjeland. Du er selv ansvarlig for de persondata, som du opgiver. Dine data gemmes, indtil du sletter dem.
Hvornår sletter vi dine personoplysninger?
Oplysninger om medlemmer:
Umiddelbart efter din udmeldelse sletter vi oplysningerne om dig både i medlemsdatabasen og i alle andre registre.
Hvis et af vore medlemmer afgår ved døden, sletter vi oplysningerne umiddelbart efter både i medlemsdatabasen og i alle andre registre.
Region Danmark sletter oplysningerne om dig 1 uge efter udmeldelse med mindre, der skal gemmes oplysninger i henhold til Regnskabsloven f.eks. omkring indbetaling til en konference. Sådanne oplysninger anonymiseres, indtil de kan slettes på lovlig vis.
Oplysninger om potentielle nye medlemmer:
Hvis du ikke bliver optaget som medlem, sletter vi oplysningerne om dig senest 2 måneder efter, du har givet os dem.
Frivillige:
Vi sletter dine oplysninger senest 2 måneder efter samarbejdets ophør.
Oplysninger om gæster, talere og samarbejdspartnere:
Vi sletter dine oplysninger senest 2 måneder efter samarbejdets ophør.
Opbevaring af historiske grunde:
Til brug for udarbejdelse af statistik og jubilæumsskrifter opbevarer vi nedennævnte persondata om tidligere medlemmer i klubbens arkiv.
Navn, fødselsdato, charterdato, udmeldelsesdato og billeder.
Regionen opbevarer navn, klubtilhør og tillidspost, hvis du har haft én eller flere tillidsposter nationalt og internationalt, f.eks. regionsleder, RSD eller distriktsleder.
Distriktet opbevarer navn, klubtilhør, charterdato og tillidspost, hvis du har haft én eller flere særlige poster i distriktet, f.eks. DG, sekretær eller skatmester.
Hvilke rettigheder har du?
Når vi behandler personoplysninger om dig, har du forskellige rettigheder:
Du har ret til at få adgang til dine personoplysninger
Du har ret til at se de oplysninger, som vi behandler om dig.
Du har derfor ret til at få en kopi af de oplysninger, vi behandler og supplerende oplysninger om behandlingen.
Du har ret til at få forkerte oplysninger rettet
Hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er rigtige, har du ret til at få dem rettet.
Du har ret til at få slettet dine oplysninger
Du har i særlige tilfælde, f.eks. hvis du trækker dit samtykke tilbage, ret til at få slettet oplysninger om dig.
Du kan også bede om at få slettet oplysninger, som du mener ikke længere er nødvendige i forhold til det, som vi indsamlede dem til.
Du har ret til at gøre indsigelse
Du har altid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. hvis du mener, at vores behandling ikke er lovlig
Hvem skal du henvende dig til, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder?
Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores behandling, skal du henvende dig til klubbens dataansvarlige.
Vi gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Hvor kan du få mere at vide?
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets ’Vejledning om de registreredes rettigheder’, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk
Revidering af privatlivspolitikken
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i lovgivningen eller i den måde, vi behandler dine persondata på.